When we tell people outside of the Food Standards Agency about our smarter working practices, their reaction is often:
Oh wow!
And this is exactly what we call it.
Our Ways of Working programme
We began the Our Ways of Working (OWOW) programme back in 2016 as a new way of looking at how we would attract, engage and retain our staff.
Our field operations-based staff operate across hundreds of sites in England and Wales. Our office-based staff were based in locations including London, York, Belfast and Cardiff. Our environmental footprint was a key concern, as well as the size of the office space we were occupying in London.
Our Chief Executive at the time was keen to champion organisational development in a more holistic way and to take a proactive approach to address staff engagement scores. A project team was formed, but we very quickly realised that we needed to think more broadly about what staff wanted in terms of when and where they worked.
Engagement and in-depth consultation with our staff showed that, in many cases, there was no need for people to be in the office every day. We also looked at what times of day worked best for different members of staff.
Our aim was to get the best out of everyone and to provide the best service for consumers and partners through smarter working. For instance, some colleagues work best when starting very early in the morning, while others prefer to work late into the evening. The standard system of working core hours didn’t allow for that. We knew we could do something better for our staff.
We did our research, looking at what other government departments and private sector organisations were doing in this space. After extensive consultation with our people, we developed OWOW.
The role of technology
OWOW involves a different way of managing people. We invested a lot of time and effort into HR processes to ensure it worked for all the different areas and teams that come under the FSA. We knew that technology would be a key contributor to our success. Therefore, we undertook a significant digital transformation. This included revamping our intranet, providing everyone with a smartphone, and providing laptops for all non-operations staff.
We also invested in the Office 365 suite of applications, so now colleagues can collaborate in real-time on documents using SharePoint. All our remote meetings take place using Microsoft Teams. These include monthly all-staff calls led by our Chief Executive, which staff can contribute to via a Q&A session. Recordings are also made available after the call for any staff unable to make the initial session.
Our three contract types
We offered our staff three different contract-types. Staff were able to choose whether to:
- remain office-based
- become home-based
- be multi-location, a hybrid of the first two contracts
Our staff can apply or request to change their contract type. We understand that circumstances can change, so how, when and where you work can change too.
Our Field Operations colleagues are more restricted in the support that can be provided due to their working patterns and locations. However, they have still received a full upgrade to the IT offering in each meat plant.
This includes access to updated shared computers and individual smartphones. This means they can perform their administrative duties much faster. These colleagues have been very supportive of the technological changes and have been offered group or individual training where needed.
High performers
Through this work, we have developed a strong internal communications plan and people strategy. This has been built around our OWOW principles. It aims to take the FSA from a good to a great place to work.
One measure of this was our aim to become a high performing Civil Service department in the annual People Survey by 2020. In 2019 we achieved this, including our highest ever scores on how change is managed, and staff feeling that they are kept informed about decisions that impact them.
OWOW works for the FSA because we begin with a position of trust for everyone. Enabling people to have conversations about how they want to work, has resulted in increased productivity and engagement scores. Our staff give much more to the organisation as they are given the maximum amount of flexibility.
Particularly in the case of those with caring responsibilities, OWOW has transformed lives. For example, colleagues who are parents can now pick up their kids from school. Being able to fit work around life is a very simple thing, but it is undoubtedly one of the best things the FSA has done.
We are looking forward to continuing to adapt around our staff so that we can be the best we can be, no matter where we work.
Ein ffyrdd arloesol ni o weithio
Pan fyddwn ni’n dweud wrth bobl y tu allan i'r Asiantaeth Safonau Bwyd (ASB) am ein harferion gweithio mwy clyfar, eu hymateb yn aml yw:
Waw!
Yn wir, dyna oedd y bwriad.
Rhaglen Ein Ffyrdd Ni o Weithio
Fe wnaethom gychwyn ar ein rhaglen Ein Ffyrdd o Weithio yn ôl yn 2016 fel ffordd newydd o geisio denu, ennyn diddordeb a chadw ein staff.
Mae ein staff Gweithrediadau Maes yn gweithredu ar draws cannoedd o safleoedd yng Nghymru ac yn Lloegr. Roedd ein staff swyddfa wedi'u lleoli mewn swyddfeydd ar draws Caerdydd, Llundain, Caerefrog a Belfast. Roedd ein hôl-troed amgylcheddol yn bryder allweddol, yn ogystal â maint ein swyddfa yn Llundain.
Roedd ein Prif Weithredwr ar y pryd yn awyddus i hyrwyddo datblygiad sefydliadol mewn ffordd fwy cyfannol, a mabwysiadu dull rhagweithiol o fynd i'r afael â materion ymgysylltu â staff. Ffurfiwyd tîm prosiect, ond fe wnaethom sylweddoli'n gyflym iawn bod angen i ni feddwl yn ehangach am yr hyn yr oedd staff ei eisiau o ran pryd a ble roeddent yn gweithio.
Dangosodd sesiynau ymgysylltu ac ymgynghoriad manwl â'n staff, mewn llawer o achosion, nad oedd angen i bobl fod yn y swyddfa bob dydd. Fe wnaethom hefyd edrych ar ba amseroedd o'r dydd oedd yn gweithio orau i wahanol aelodau o staff.
Ein nod oedd cael y gorau o bawb a darparu'r gwasanaeth gorau i ddefnyddwyr a phartneriaid trwy weithio'n fwy effeithlon. Er enghraifft, mae rhai cydweithwyr yn gweithio orau wrth gychwyn yn gynnar iawn yn y bore, tra bod yn well gan eraill weithio'n hwyr gyda'r nos. Nid oedd y system safonol o weithio oriau craidd yn caniatáu ar gyfer hynny. Roeddem ni’n gwybod y gallem gynnig rhywbeth gwell i'n staff.
Fe wnaethom ein hymchwil, gan edrych ar yr hyn yr oedd adrannau eraill o’r llywodraeth a sefydliadau'r sector preifat yn ei wneud yn hyn o beth. Ar ôl ymgynghori'n helaeth â'n staff fe wnaethon ni lunio’r rhaglen Ein Ffyrdd Ni o Weithio.
Rôl technoleg
Mae’r rhaglen yn cynnwys ffordd wahanol o reoli pobl. Fe wnaethom fuddsoddi llawer o amser ac ymdrech mewn prosesau Adnoddau Dynol i sicrhau bod y rhaglen yn gweithio i'r holl feysydd a thimau gwahanol sy'n dod o dan yr ASB. Roeddem ni’n gwybod y byddai technoleg yn cyfrannu'n allweddol at ein llwyddiant. Felly, fe gawsom drawsnewidiad digidol sylweddol. Roedd hyn yn cynnwys ailwampio ein mewnrwyd, darparu ffôn clyfar i bawb, a darparu gliniaduron i'r holl staff nad oeddent yn rhan o’r tîm Gweithrediadau Maes.
Fe wnaethom hefyd fuddsoddi ym meddalwedd Office 365, felly nawr gall staff gydweithio mewn amser real ar ddogfennau gan ddefnyddio SharePoint. Mae ein holl gyfarfodydd o bell yn cael eu cynnal gan ddefnyddio Microsoft Teams. Mae'r rhain yn cynnwys galwadau misol i'r holl staff dan arweiniad ein Prif Weithredwr, y gall staff gyfrannu atynt trwy sesiwn Holi ac Ateb. Mae recordiadau hefyd ar gael ar ôl yr alwad i unrhyw staff sy'n methu â gwneud y sesiwn gychwynnol.
Ein tri math o gontract
Fe wnaethom gynnig tri math gwahanol o gontract i'n staff. Roedd y staff yn gallu dewis:
- aros yn y swyddfa i weithio
- gweithio gartref
- gweithio o fwy nag un lleoliad, sef cyfuniad o'r ddau gontract cyntaf.
Gall ein staff wneud cais i newid y math o gontract sydd ganddynt. Rydym ni'n deall y gall amgylchiadau newid, felly gall sut, pryd a ble rydych chi'n gweithio newid hefyd.
Mae ein cydweithwyr Gweithrediadau Maes yn fwy cyfyngedig yn y gefnogaeth y gellir ei darparu oherwydd eu patrymau gwaith a'u lleoliadau. Fodd bynnag, fe uwchraddiwyd eu hoffer TG hwythau hefyd ym mhob ffatri gig.
Mae hyn yn cynnwys mynediad at gyfrifiaduron a rennir wedi'u diweddaru a ffonau clyfar unigol. Mae hyn yn golygu y gallant gyflawni eu dyletswyddau gweinyddol yn gynt o lawer. Mae'r cydweithwyr hyn wedi bod yn gefnogol iawn i'r newidiadau technolegol ac wedi cael cynnig hyfforddiant grŵp neu unigol lle bo angen.
Perfformwyr Da
Trwy'r gwaith hwn rydym ni wedi datblygu cynllun cyfathrebu mewnol a strategaeth pobl gryf. Mae’r rhain wedi’u datblygu yn seiliedig ar egwyddorion Ein Ffyrdd Ni o Weithio. Y nod yw sicrhau bod yr ASB nid yn unig yn lle da, ond yn lle gwych i weithio.
Un mesur o hyn oedd ein nod i ddod yn adran Gwasanaeth Sifil sy'n perfformio'n dda yn yr Arolwg Pobl blynyddol erbyn 2020. Yn 2019 gwnaethom gyflawni hyn, gan gynnwys ein sgoriau uchaf erioed ar sut mae newid yn cael ei reoli, a bod staff yn teimlo eu bod yn cael eu hysbysu am benderfyniadau sy'n effeithio arnyn nhw.
Mae’r rhaglen Ein Ffyrdd Ni o Weithio yn addas i'r ASB oherwydd ein bod ni'n gweithio ar sylfaen o ymddiriedaeth ym mhawb. Mae galluogi pobl i gael sgyrsiau am sut maen nhw eisiau gweithio, wedi arwain at sgorau cynhyrchiant ac ymgysylltu uwch. Mae ein staff yn rhoi llawer mwy i'r sefydliad gan eu bod yn cael cymaint o hyblygrwydd ag sydd ei angen arnynt.
Yn enwedig yn achos y rhai sydd â chyfrifoldebau gofalu, mae’r rhaglen wedi trawsnewid bywydau. Er enghraifft, gall cydweithwyr sy'n rhieni nawr gasglu eu plant o'r ysgol. Mae gallu ffitio gwaith o amgylch bywyd yn beth syml iawn, ond heb os, mae'n un o'r pethau gorau y mae'r ASB wedi'i wneud.
Rydym ni’n edrych ymlaen at barhau i addasu ar gyfer ein staff, fel y gallwn weithio i’n llawn potensial, waeth ble rydym ni’n gweithio.
Leave a comment